Från Rilpedia

En fakturamall är en dokumentmall för en faktura. Eftersom en faktura är ett brev från en leverantör till en kund, så bör fakturamallen vara en subklass, en specialisering av det levererande företagets brevmall.

Syfte

Syftet med fakturan är att få in pengar från kunden, och för den skull bör fakturan vara enkelt och tydligt formulerad. Vem har inte suttit med en överkomplicerad telefon- eller elektricitetsräkning och undrat:

• Är det här en faktura, ett erbjudande eller en påminnelse?
• Har jag egentligen beställt alla de här sakerna eller försöker de bluffa mig?
• Vad betyder alla de här siffrorna?
• När ska den här vara betald?
• Hur ska jag registrera den här fakturan i min bokföring?

Alla sådana frågor ska en väl formulerad faktura besvara. Fakturamallen är ett verktyg som ska hjälpa den som skriver fakturan i det arbetet. Till detta kommer de frågor som varje brev ska besvara och där brevmallen är verktyget.

Identitet, arbetsflöde och spårbarhet

Liksom för alla brev gäller att avsändare och mottagare och datum ska vara tydligt angivna. För fakturan tillkommer ett unikt fakturanummer som man kan hänvisa till vid betalning och vid en eventuell påminnelse, kravbrev och kreditfaktura. Det är viktigt att en påminnelse har samma fakturanummer och att det av varje handling tydligt framgår om det är en faktura eller en påminnelse. När leverantören skickar varor i paket är det vanligt att en följesedel ligger i paketet. Följesedeln innehåller samma uppgifter som fakturan och har ofta ett snarlikt utseende. Det är då viktigt att det tydligt framgår vad som är faktura och vad som är följesedel så att fakturan blir betald en gång, varken mer eller mindre.

Om frågor uppstår, ska det givetvis framgå vem som varit inblandad och som man kan vända sig till med frågor. Det gäller inte bara kontaktpersonen hos leverantören, utan även hos kunden. Hos alla kunder utom de allra minsta är beställaren och bokföraren olika personer, och fakturan ska cirkulera mellan dessa för att attesteras.

Specifikation

När kunden bokför fakturan förs olika sorters kostnader upp på olika konton och kostnadsställen. Vanligen känner inte leverantören till detaljerna i kundens kontoplan och bokföringsrutiner, men man kan ändå göra sitt bästa för att reda ut vad som är vad. Momsen ska alltid redovisas som en egen post. I tydligheten ingår att inte dela upp fakturan i för många poster, utan hålla den någorlunda enkel. Tänk på att beställaren (kanske en avdelningschef) kan ha ett begränsat mandat för inköp, kallat attesträtt. Hon kanske får köpa in konsulttjänster upp till sex manmånader och utrustning upp till 30.000 kronor. Att skicka en faktura som överskrider dessa gränser skapar onödiga problem för båda sidor. Kanske kan leverantören i stället ge rabatt eller dela upp betalningen för att komma smidigare undan.

I Sverige gäller (enligt köplagen 49 §) att "betalning skall ske när säljaren kräver det". Fakturor ska alltså betalas det datum som anges på fakturan. Det är dock vanligt att man anger 30 dagars netto på fakturan, särskilt till privatpersoner. Mellan näringsidkare kan förekomma allt från 8 dagar och uppåt. De flesta betalar ju sina räkningar i slutet av månaden, och betalningen kan bli fördröjd några dagar. Den optimala fakturan skickas den 8:e och förfaller den 8:e i nästa månad. Då hinner fakturan anlända och attesteras i god tid före månadsskiftet och även om betalningen skulle bli lite försenad hinner den komma fram före förfallodatum, med minimalt behov av påminnelser och kravbrev.