Från Rilpedia

Ett diarium är ett register hos en myndighet eller kommun där inkommande och utgående handlingar registreras. Ordet kommer från latinets diarium, dagbok. Diarium har tidigare använts som en beteckning för dagbok i allmänhet, eller för anteckningar om viktiga händelser som fördes i till exempler kloster. I demokratier har allmänheten ofta tillgång till och insyn i diarierna enligt offentlighetsprincipen, ibland med undantag för sekretessbelagda diarier.

Ett diarium kan vara uppdelat i en avdelning för handlingar som kommer in till myndigheten (inkommande diarium) och en avdelning för handlingar som sänds från myndigheten (utgående diarium), men det vanligaste i dag är ett samlat diarium för alla typer av handlingar. Diariet är numera oftast datoriserat och kan ingå som en del i ett ärendehanteringssystem, ett datorbaserat system för att registrera handlingar, beslut, påminnelser med mera.

Registreringen av en inkommen eller utgående handling kallas diarieföring. Vid diarieföringen antecknas datum, handlingens typ, innehåll, avsändare eller mottagare med mera, samt vid behov till vilket ärende handlingen hör. Den som registrerar eller ansvarar för registreringen kallas registrator.

I Sverige finns bestämmelser om diarieföring bland annat i Sekretesslagens 15:e kapitel.

Diarienummer och diarieplan

Olika ärenden åtskiljs i diariet genom att de tilldelas olika diarienummer. Varje ärende i ett diarium har alltså ett unikt diarienummer. För uppföljning och statistik får ärendena ibland också en anteckning om ärendets typ: budgetärende, anställning, upphandling, ansökan etc. De ärendetyper som används och deras beteckningar finns i en diarieplan.